Как правильно принять сотрудника на работу и что бывает, если не оформить все по закону

Если компании или ИП понадобился сотрудник, его нужно оформить по договору. Некоторым работникам подойдет договор ГПХ, другим — только трудовой. Это зависит от того, какую работу будет выполнять сотрудник — постоянную или разовую.

Если неправильно оформить работника или работать без документов, можно получить серьезный штраф или даже сесть в тюрьму. Конечно, это случается крайне редко, но законом такое наказание предусмотрено.

Бывает, что предприниматели договариваются с работниками на словах: мол, ты продашь мой товар, а я тебе за это заплачу. Со стороны выглядит удобно: предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживают НДФЛ. Но это незаконно. Накажут и работника, который скрывает доходы, и предпринимателя.

ИП могут привлечь к административной, налоговой и уголовной ответственности.

Административная ответственность. Штраф до 5000 ₽ за каждый незаключенный трудовой договор или приостановление деятельности до 90 дней. При повторном нарушении в течение года сумма штрафа может вырасти до 20 000 ₽ за один договор.

Ст. 5.27 КоАП РФ

Налоговая ответственность. Взыскание всех налогов и взносов, которые не были уплачены. Штраф — 40% от суммы недоимки.

Ст. 122 НК РФ

Уголовная ответственность. При недоимке больше 2,7 млн рублей в совокупности за три года подряд — штраф от 100 000 ₽, исправительные работы или лишение свободы до 1 года.

Ст. 198 УК РФ

Кроме потенциальных проблем с трудовой инспекцией и налоговой еще есть риск конфликта с сотрудником. Когда договор заключен по всем правилам, он защищает обе стороны. Там четко прописаны взаимные обязанности: какую работу должен делать сотрудник и что ему за это должен работодатель.

Если дело дошло до конфликта и стороны не могут решить вопросы мирно, всегда можно обратиться к условиям договора и вспомнить первоначальные договоренности.

Если договора нет, может возникнуть ситуация, когда исполнитель откажется выполнять работу, на которую рассчитывал работодатель.

Например, на работу взяли программиста создать и поддерживать сайт компании. Руководитель рассчитывал, что сотрудник будет заниматься еще и продвижением. Но без договора заставить его делать эту работу не может.

Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и нажаловаться, что его специально не оформили официально. Если это получится доказать, трудовая инспекция начислит работодателю штраф и еще может обязать выплатить компенсацию сотруднику через суд.

Мы уже разобрались, что основа взаимоотношений с сотрудником или исполнителем — договор, и он должен быть. Но оформить работника можно по-разному.

Вид договора зависит от особенностей работы.

Если нужна разовая услуга — например, продать партию товара, настроить рекламу магазина одежды, натянуть потолки в новом офисе, написать три статьи, — подойдет договор ГПХ, или гражданско-правовой.

В этом договоре вы прописываете конкретную услугу или список работ, вознаграждение за этот объем и сроки. Исполнитель должен выполнить условия этого договора, но вы не можете контролировать, где, когда и как он будет работать.

Можно заказать разработку сайта по договору ГПХ, но нельзя при этом заставить исполнителя приходить в офис с 09:00 до 18:00 и работать над сайтом под вашим контролем.

Если сотрудник должен постоянно выполнять работу — например, каждый день по графику продавать товар в вашем магазине, заниматься маркетингом компании в соцсетях из вашего офиса, — нужен трудовой договор.

По трудовому договору у сотрудника есть конкретные обязанности и зоны ответственности, за которые он отвечает. Сотруднику по трудовому договору можно обозначить рабочие часы, место работы, дресс-код и контролировать, как и где он выполняет свои обязанности.

ИП нанимает менеджера в салон по продаже окон и устанавливает, что обеденный перерыв длится с 12:00 до 13:00, а на рабочем месте нужно носить белый верх и черный низ. Если работник закрыл офис и пошел на обед в 14:00 или заявился на работу в джинсах с дырками на коленках, ИП может потребовать соблюдения правил и применить дисциплинарные меры: предупреждение, выговор, а в некоторых случаях увольнение.

Нельзя выбрать договор ГПХ для постоянного сотрудника, чтобы сэкономить. Если трудовая инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой, придется оформить работника в штат и уплатить штраф — до 10 000 ₽ за каждого неправильно оформленного сотрудника. Еще нужно будет выплатить недоимки перед налоговой и ФСС.

А как правильно оформить сотрудников — читайте в статье в Бизнес-секретах. Там мы рассказываем, как принять работника в штат, на полставки или временно.